Rafael Calzada Vázquez
Rafael Calzada Vázquez

En el proceso administrativo, en la iniciativa privada, se generan una serie de disposiciones, medidas y lineamientos, mediante los que se permite instrumentar la división de las funciones, atribuciones, obligaciones y responsabilidades con el propósito de lograr eficacia –conseguir los objetivos–,  eficiencia –al menor costo, en el menor tiempo y con el menor esfuerzo– y sobre todo con la mayor cantidad de utilidad. En una gran medida se logra esa instrumentación de operaciones mediante la departamentalización.

En el proceso de la administración pública, se pretende prestar servicios, realizar obras, prestar seguridad  e impartir justicia, mediante leyes generales, abstractas, anteriores al hecho, impersonales y de obligación general.

En la administración de los negocios, la especialización horizontal se hace a costa de una cantidad mayor de órganos especializados, en el mismo nivel jerárquico, cada uno en su tarea. La especialización horizontal también se denomina proceso funcional y se caracteriza siempre por el crecimiento horizontal del organigrama.

Es más conocida con el nombre de departamentalización, por su tendencia increíble de crear departamentos. Cada departamento designa un área, división o segmento distinto de una empresa sobre la cual un administrador (sea director, gerente, jefe, supervisor, etcétera) tiene autoridad para el  desempeño de actividades específicas. El principio que debe seguir la departamentalización o agrupación de actividades es el principio de la homogeneidad.

La departamentalización consiste en la coordinación en la combinación y/o agrupación adecuada de las actividades necesarias para  la organización en departamentos específicos.

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.

Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

1º Listar todas las funciones de la empresa.

2º Clasificarlas.

3º Agruparlas según un orden jerárquico.

4º Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

5º Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.

6º Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

7º El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.

En la administración pública al proceso similar se le denomina organización.  Y la gráfica que expresa la clasificación con las funciones del gobierno, en el orden jerárquico, con las actividades agrupadas por áreas de atención, con las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre las funciones y los órganos que establece relaciones y comunicación entre sí y con los demás se da mediante un organograma u organigrama.

Depende del nivel de la administración pública que se trate el tamaño, tipo y de órganos y las necesidades específicas de los gobernados con las funciones involucradas.

En Zacatecas, tenemos un área de gobierno que recauda los recursos económicos y gasta o paga los gastos de la administración; un área que administra recursos humanos, materiales y financieros  (con duplicidad en muchos casos) Un área de planeación, programación y presupuestación (también con duplicidad en muchos casos y un área de seguimiento y control.  Que poco se entiende a quien controla y a qué le da seguimiento.

Si se aplicara el criterio de Eficacia y Eficiencia, deberían de revisarse la estructuración de las organizaciones a efecto de ahorrar en los procesos duplicados, de generar mejores mecanismos de control y definitivamente combatir los desvíos y pérdidas de recursos sin que con ello se logren resultados a favor de la ciudadanía.

Esa es la función por realizar para mejorar los procesos. Se requiere una simplificación administrativa que mejore en tiempo y función las cotidianas labores de la burocracia. El diseño Institucional debe ser producto de las funciones a realizar y no por ocurrencias o impulsos.

 

rcalzadav@gmail.com

 


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